4. Transcrierea / Inscrierea certificatelor de stare civila eliberate de autoritatile din S.U.A. in Registrele de Stare Civila Romanesti si eliberarea certificatelor corespunzatoare:

Actele de stare civila ale cetatenilor romani, intocmite de autoritatile SUA, au putere doveditoare in tara numai daca au fost transcrise/inscrise in registrele de stare civila romane.

Actele de stare civila ale cetatenilor romani intocmite in SUA, la autoritatile locale competente, se TRANSCRIU, obligatoriu, in registrele de stare civila romane, in termen de 6 luni de la intoarcerea in tara sau de la primirea din SUA a certificatului ori extrasului de stare civila.
Transcrierea certificatelor ori extraselor de stare civila procurate din SUA, pentru cetatenii romani, se face cu aprobarea Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor, scop in care, prin verificari, se stabileste daca titularul certificatului ori extrasului de nastere, casatorie sau deces este cetatean roman si nu mai exista un alt act transcris sau reconstituit.

Cererea de transcriere se adreseaza primariei localitatii pe raza careia are domiciliul titularul documentului (in cazul certificatelor de deces, cererea se adreseaza primariei pe raza careia are domiciliul solicitantul), insotita de:

a) certificatul  original;
b) fotocopie legalizata a certificatului;
c) traducerea legalizata in limba romana a certificatului.

In cazul persoanelor cu domiciliul in SUA care imputernicesc un alt cetatean roman sa le reprezinte interesele, in vederea transcrierii certificatelor ori extraselor de stare civila emise de autoritatile SUA, cererea se va depune la primaria ultimului domiciliu avut in tara de solicitant, iar in cazul in care acesta nu a avut vreodata domiciliul in tara, la Primaria Sectorului 1 al Municipiului Bucuresti.

Extrasele de pe actele de stare civila eliberate de Arhivele Nationale, care au fost intocmite in localitati care au apartinut Romaniei, iar in prezent se gasesc pe teritoriul altor state, se transcriu, cu aprobarea Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor, in registrele de stare civila ale localitatii de domiciliu ale titularilor sau ale persoanelor indreptatite.

Imputernicitul trebuie sa detina o procura speciala autentificata.

Procurile, copiile si traducerile de pe certificatele de stare civila emise de autoritatile SUA, legalizate de notari publici din Statele Unite ale Americii si care au fost apostilate de Secretarul de Stat american, vor fi luate in considerare , alaturi de cele legalizate de notarii publici romani, in tara, sau de misiunile diplomatice ori oficiile consulare de cariera ale Romaniei in strainatate.

INSCRIEREA IN REGISTRELE DE STARE CIVILA ROMANE DE LA AMBASADA ROMANIEI LA WASHINGTON, A CERTIFICATELOR DE STARE CIVILA EMISE DE AUTORITATILE SUA (nastere, casatorie, deces)

In conformitate cu prevederile art.42 alin.(2) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila, introdus prin Legea nr. 94/2004, "Cetatenii romani aflati in strainatate pot solicita INSCRIEREA in registrele de stare civila romane, de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de cariera ale Romaniei, a certificatelor de stare civila eliberate de autoritatile straine, care ii privesc, in cazul in care inregistrarea actului sau faptului de stare civila a fost facuta in prealabil la autoritatea din statul in care acestia se afla”.

INSCRIEREA este echivalentul TRANSCRIERII din tara . Incepand cu data de 01.01.2004, misiunilor diplomatice si oficiilor consulare de cariera ale Romaniei le-au fost repartizate liste cu coduri numerice personale (C.N.P.) precalculate, in vederea inscrierii lor in actele de nastere intocmite si în certificatele eliberate in baza acestora. Prin urmare, pentru persoanele ale caror nasteri vor fi inregistrate/inscrise la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de cariera ale Romaniei, in certificatele de nastere ce se vor elibera vor fi atribuite si inscrise coduri numerice personale.

Cererea de inscriere in registrele de stare civila romane se depune la misiunea diplomatica sau la oficiul consular de cariera al Romaniei din tara unde a fost facuta inregistrarea in prealabil.

In toate cazurile, in baza documentelor prezentate, daca se va stabili ca solicitantul este cetatean roman si nu a mai solicitat transcrierea sau reconstituirea documentului in registrele de stare civila romane (coform declaratiei pe proprie raspundere), dupa verificarea si inregistrarea cererii, se va intocmi actul de stare civila , iar originalul certificatului de stare civila, pe care se va efectua mentiunea ca a fost INSCRIS in registrele de stare civila romane, se va restitui solicitantului.

In actele si in certificatele de nastere intocmite pentru copiii nascuti in strainatate, incepand cu anul 2004, se va inscrie codul numeric personal (C.N.P.) din secventa de coduri repartizata pentru fiecare misiune diplomatica sau oficiu consular de cariera al Romaniei.

Apostila conform Conventiei de la Haga din 1961:
Actele oficiale (documente, acte administrative, acte de stare civila si declaratii oficiale) intocmite pe teritoriul SUA si care urmeaza sa fie prezentate autoritatilor romane trebuie sa poarte Apostila, conform Conventiei de la Haga din data de 5 octombrie 1961. Apostila se elibereaza la cererea semnatarului sau a oricarui alt detinator al actului. Intocmita in mod corespunzator, ea atesta veracitatea semnaturii, calitatea in care a actionat semnatarul actului sau, dupa caz, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe acest act. Semnatura, sigiliul sau stampila care figureaza pe apostila este scutita de orice atestare. Competenta aplicarii apostilei pe actele oficiale americane revine biroului secretarului de stat al statului respectiv. Pentru informatii suplimentare, accesati www.nass.org
Actele oficiale americane purtand Apostila Conventiei de la Haga din 1961 sunt scutite de procedura supralegalizarii la ambasada Romaniei la Washington sau la Consulatele Romaniei din SUA.

4.1. Pentru inscrierea in registrele de stare civila romane a certificatelor de nastere,
In vederea inscrierii certificatelor de nastere eliberate de catre autoritatile SUA in registrele de stare civila romane si eliberarea certificatelor de nastere romanesti, este necesara prezenta parintelui, cetatean roman la sediul Ambasadei Romaniei la Washington. Lista actelor necesare:

1. Cererea de inscriere (se obtine de la Ambasada);
2. Certificatul de nastere american sau Extrasul actului de nastere emis de autoritatile americane, cu apostila Secretarului de stat al statului respectiv. Fotocopia actului se legalizeaza la ambasada (sunt acceptate legalizarile efectuate de notari din Romania);
3. Traducerea extrasului actului de nastere emis de autoritatile SUA. Legalizarea traducerii se face la ambasada (sunt acceptate traducerile legalizate de notari din Romania);
4. Pasapoartele romanesti valide ale parintilor (parintelui) (originale si fotocopii);
5. Certificatele de nastere romanesti ale parintilor (parintelui); in cazul parintelui cetatean strain, este necesar ca certificatul de nastere american notarizat sa poarte apostila secretarului de stat al statului respectiv si sa fie tradus in limba romana; legalizarea traducerii se face la ambasada (sunt acceptate traducerile legalizate de notari din Romania);
6. Certificatul romanesc de casatorie al parintilor , daca este cazul (original si fotocopie);
7. Declaratie autentificata din care rezulta ca nu s-a mai solicitat inscrierea/transcrierea certificatului in registrele romane de stare civila.
8. Declaratia autentificata a parintilor privind numele de familie pe care il va purta copilul, in cazul in care acestia au nume diferite;
9. Pentru copilul nascut in afara casatoriei - declaratie autentificata de recunoastere a filiatiei de catre tatal copilului nascut in afara casatoriei; Nota: In cazul in care copilul este nascut in afara casatoriei (parintii copilului nu sunt casatoriti), recunoastrea filiatiei de catre tatal copilului se face la inregistrarea nasterii prin declaratie scrisa si autentificata de recunoastere a copilului din afara casatoriei. In acest caz, datele privind tatal copilului se inscriu in rubricile corespunzatoare din cuprinsul actului de nastere ce se intocmeste. Altfel, in cazul in care mama nu este casatorita, copilul se inregistreaza cu numele ei de familie, iar rubricile referitoare la "tata" nu se completeaza.

Taxa consulara aferenta se plateste sub forma de money order platibil Ambasadei Romaniei la Washington sau numerar.

4.2. Pentru inscrierea certificatelor de casatorie:

In vederea inscrierii certificatelor de casatorie eliberate de catre autoritatile S.U.A. in registrele de stare civila romane si eliberarea certificatelor de casatorie romanesti, este necesara prezenta sotului cetatean roman la sediul Ambasadei Romaniei la Washington.

Sotul cetatean roman va completa si depune o cerere tip la sediul Ambasadei Romaniei la Washington.

• cererea va fi facuta de sotul cetatean roman, sau prin imputernicit cu procura speciala. Intocmirea actului se va face numai in conditiile in care s-a stabilit ca sotul cetatean roman, in cazul in care a avut una sau mai multe casatorii incheiate in strainatate, a solicitat inscrierea mentiunilor de casatorie si de divort pe marginea actului de nastere din tara . Declaratia va cuprinde si situatia casatoriilor anterioare, iar daca este cazul vor fi anexate urmatoarele documente emise de autoritatile romane:
• copia sentintei de divort sau a hotararii de anulare a unei casatorii anterioare;
• certificatul de deces al fostului sot;
• certificatul de casatorie anterior, cu mentiunea desfacerii casatoriei;

Dovada o poate face prezentand certificatul de nastere eliberat de autoritatile din tara, cu toate mentiunile inscrise (referitoare la casatorie sau divort).
Lista actelor necesare:

1. Cererea de inscriere (se obtine de la Ambasada);
2. Certificatul casatorie eliberat de autoritatile SUA cu apostila (Apostille process) Secretarului de Stat american. Fotocopia actului se legalizeaza la ambasada (sunt acceptate legalizarile efectuate de notari din Romania) ;
3. Traducerea certificatului de casatorie american. Legalizarea traducerii se face la ambasada (sunt acceptate traducerile legalizate de notari din Romania) ;
4. Actele de identitate romanesti/americane valabile(pasaport sau carte de identitate) ale sotilor/sotului roman/american (originale si fotocopii);
5. Certificatele de nastere ale sotilor (originale si fotocopii). In cazul in care unul dintre soti este cetatean strain , se va anexa certificatul de nastere cu apostila secretarului de stat din statul respectiv si traducerea in limba romana a certificatului de nastere. Legalizarea traducerii se face la ambasada (sunt acceptate traducerile legalizate de notari din Romania);
6. Declaratie privind statutul civil anterior;
7. Declaratie din care rezulta ca nu s-a mai solicitat inscrierea/transcrierea certificatului in registrele romane de stare civila.
8. Declaratie autentificata la ambasada privind numele purtat dupa casatorie.
9. Declaratie notarizata cu apostila din partea sotului cetatean strain privind consimtamantul cu privire la inregistrarea certificatului de casatorie.  

Taxa consulara aferenta se plateste sub forma de money order platibil Ambasadei Romaniei la Washington sau numerar.

4.3. Pentru inscrierea certificatelor de deces:

In vederea inscrierii certificatelor de deces eliberate de catre autoritatile S.U.A. in registrele de stare civila romane si eliberarea certificatelor de deces romane, unul dintre membrii familiei sau o alta persoana indreptatita va completa si depune o cerere tip la sediul Ambasadei Romaniei la Washington.
Cererea va fi facuta de unul dintre membrii familiei sau de catre o alta persoana indreptatita.

Lista actelor necesare:

1. Cererea de inscriere (se obtine de la ambasada);
2. Actul de identitate valid al persoanei care solicita inscrierea (original si fotocopie);
3. Certificatul deces emis de autoritatile SUA cu apostila (Apostille process) Secretarului de Stat american. Fotocopia actului se legalizeaza la ambasada (sunt acceptate legalizarile efectuate de notari din Romania) ;
4. Traducerea in limba romana a certificatului de deces emis de autoritatile SUA. Legalizarea traducerii se face la ambasada (sunt acceptate traducerile legalizate de notari din Romania) ;
5. Declaratie din care rezulta ca nu s-a mai solicitat inscrierea/transcrierea certificatului in registrele romane de stare civila.

Taxa consulara aferenta se plateste sub forma de money order platibil Ambasadei Romaniei la Washington sau numerar.